Incontrol hat kürzlich ein Projekt für die Dutch Driving Test Organization, CBR, beendet. CBR bewertet Führerscheine und die medizinische Qualifikation von Fahrern als auch die beruflichen Fähigkeiten von Angestellten, die im Bereich Transport und Logistik tätig sind. Das Wichtigste: CBR bietet eine breite Palette an Prüfungen für Personenwagen, Lastkraftwagen, Motorräder und Fahrzeuge mit Anhängern. Dazu muss CBR die Anzahl an Prüfungszeiten und Prüflingen sorgfältig bestimmen. Prüfungen in diesem Artikel beziehen sich auf reale Fahrprüfungen anstelle von theoretischen Prüfungen. Auf Antrag der Fahrschulen erlaubte CBR ihnen die Reservierung, Beschaffung und auch den Verkauf von Prüfungen (exam slots) über weite Zeiträume, um flexibel arbeiten zu können. Diese Reservierungen konnten ohne die Verpflichtung, die persönlichen Daten der Kandidaten zu registrieren, durchgeführt werden. Als die Fahrschulen jedoch mehr Kapazität als aktuell benötigt zu beschaffen pflegten und darüber hinaus kurz vor den Prüfungen Sicherheitspuffer für unvorhergesehene Anfragen einrichteten, stiegen die Reservierungszeiten rapide auf über 12 Wochen. Dies führte zu einem äußerst negativen Eindruck in den Medien. Als Konsequenz bestand die niederländische Regierung darauf, dass Verbesserungen bei der Reservierung und den Wartezeiten umgesetzt werden müssen. CBR musste mit lang- und kurzfristigen Lösungen reagieren.

Dementsprechend besprach CBR mit Incontrol folgende lang- und kurzfristige Ziele:

1. Einblicke in und objektiven, quantitativen Support für die "realen" Wartezeiten, die die Kandidaten erleben
2. Anregungen für und quantitative Lösungen für die Effekte der Bearbeitung des Reservierungssystems
3. Eine benutzerfreundliche Simulationsapplikation für Kapazitätsstudien

Prozess- und Simulationsmodellierung

Das Projekt behandelte ausschließlich Produkte für Personenwagen: Prüfungen an sich, mögliche Nachprüfungen und Vorbereitungstests (vor der eigentlichen Prüfung). CBR führt zurzeit um die 400.000 Prüfungen, inklusive Nachprüfungen im Jahr durch.

Der Geschäftsprozess von CBR wird durch die folgenden Komponenten charakterisiert:

• Ankunft der Kandidaten bei den Fahrschulen
• Die Aufenthaltsdauer der Kandidaten an den Fahrschulen (Prüfungen, Nachprüfungen, Vorbereitungstests)
• Kapazitäten für Prüfungen, Nachprüfungen und Vorbereitungstests
• Freigaberegeln der Kapazität
• Beschaffungsverhalten der Fahrschulen

CBR vergibt 50% der verfügbaren Kapazität auf einmal 26 Wochen vorweg. Die anderen 50% werden in gleichen Anteilen von 25 bis 5 Wochen vorab vergeben. Fahrschulen erstellen eine Prognose der zu erwartenden Prüfungen anhand der Ankunftsdaten der Kandidaten und der zu erwartenden Dauer an Unterrichtsstunden. Basierend auf dieser Prognose sollten die Fahrschulen ihren zu erwartenden Bedarf von der freigegebenen Kapazität so gut wie möglich decken. Die Freigaberegeln und das Beschaffungsverhalten werden das Reservierungssystem genannt. Wartezeiten entstehen dann, wenn aktuelle Anfragen in bestimmten Wochen die zur Verfügung stehenden Kapazitäten übersteigen. Die zuvor erwähnte Reservierungszeit wird definiert als das Zeitintervall vom gegenwärtigen Zeitpunkt bis zur ersten möglichen Woche bis zur Durchführung einer Prüfung.

Nach der Modellierungs- und Entwicklungsphase des Simulationsmodells wurden Experimente durchgeführt, um die Performance von CBR bezüglich der Warte- und Reservierungszeiten zu quantifizieren.

Experimente und Analyse

Zuerst wollte CBR Einsicht in die reine Wartezeit für Kandidaten erhalten, die auf ihre Prüfung warten, wenn sie die Unterrichtsstunden abgeschlossen haben. Es bestand ein Missverständnis zwischen den Fahrschulen und CBR bezüglich der Warte- und Reservierungszeiten. Diese Reservierungszeiten sagten nichts über die aktuellen Wartezeiten aus, die die Kandidaten erlebten. Ein Basismodell wurde erstellt, um die reine Wartezeit der Kandidaten ohne die Freigaberegeln und das Beschaffungsverhalten zu berechnen, denn diese zwei Aspekte verzerren die Analyse der reinen Wartezeiten.

Danach wurde das Basismodell erweitert und beinhaltet nun auch die Freigaberegeln der Prüfungskapazitäten von CBR sowie das Beschaffungsverhalten der Fahrschulen. Eine Unterscheidung in große und kleine (Ein-Mann-) Fahrschulen musste getroffen werden. Eine große Fahrschule beschafft normalerweise weit im Voraus, eine kleine nur einige Wochen vorab.

Nach den Experimenten konnten folgende Schlüsse gezogen werden:

1. Die reinen Wartezeiten der Kandidaten nach Beendigung des Unterrichts sind angemessen ( ungefähr 95% warten nicht länger als eine Woche und höchstens 3 Wochen)
2. Die zur Verfügung stehende Kapazität befriedigt die aktuelle Nachfrage sehr gut mit Ausnahme der Veränderungen im Prozess (Ankunft der Kandidaten, Unterrichtsperioden und Chancen eine Prüfung zu bestehen)
3. Die langen Reservierungszeiten, mit denen CBR konfrontiert worden war, entstanden größtenteils wegen des Reservierungssystems anstatt einer strukturellen Kapazitätsknappheit bei CBR. Das Reservierungssystem beeinflusste nicht die  grundsätzliche Wartezeitperformance. Allerdings zogen die größeren Fahrschulen Vorteile aus ihrem breiteren Beschaffungspotential wohingegen Kandidaten von kleineren Fahrschulen wesentlich längere Wartezeiten zu spüren bekamen.
   

Verbesserungen

Basierend auf diesen Experimenten schlug CBR der Vereinigung der Fahrschulen Systemverbesserungen vor, die Vorteile für alle drei Parteien einbringen. Fahrschulen erfuhren ein transparenteres Reservierungssystem, bei dem sie die Garantie bekamen, innerhalb von 6 - 7 Wochen vorab die Kapazität reservieren und beschaffen zu können. Folglich wurde der Reservierungswettbewerb zwischen Fahrschulen eliminiert. Kandidaten können kurze Wartezeiten garantiert werden, wenn sie nach Beendigung ihrer Unterrichtsstunden bereit für die Prüfung sind. Und zu guter letzt führte das Projekt dazu, dass CBR mit diesen Verbesserungen einen klareren Blick auf die aktuelle Kapazitätsnachfrage erhält, was die Planung der Kapazität wesentlich vereinfacht.

Zukunftsaussichten

CBR ist dabei, Vereinbarungen mit den Fahrschulgesellschaften bezüglich der ermittelten Verbesserungsmöglichkeiten des Reservierungssystems und seiner Implementierung abzuschließen. Es ist weiterhin beabsichtigt, das Simulationsmodell in eine benutzerfreundliche Applikation umzugestalten. Diese Simulationsapplikation kann dann von den Planern bei CBR dazu genutzt werden, Wartezeitanalysen und Kapazitätsstudien auf einer regulären Basis für verschiedene Regionen und Zeitabschnitte durchzuführen.